Ordinær Generalforsamling i Grundejerforeningen ”Vestergaard” Lørdag den 3. august 2013 kl. 12.00-13.45 på Fællesarealet ved stranden.
Dagsorden:
1. Valg af dirigent
2. Bestyrelsens forhandlingsprotokol
3. Formandens beretning
4. Godkendelse af det reviderede regnskab
5. Indkomne forslag:
6. Godkendelse af budgettet for det kommende år
7. Fastsættelse af kontingent
8. Valg af bestyrelsesmedlemmer
9. Evt.
Formand Vibeke Christophersen bød velkommen til 50. generalforsamling i Grundejerforeningen.
Der var 26 parceller repræsenteret, 2 ved fuldmagter, 1 fuldmagt ved Helge Finberg til Sejerøvej 1. I alt 27 stemmer.
1. Valg af dirigent
Formanden foreslog Eilif Hector, Lyøvej 1 til dirigent – enstemmigt godkendt.
Dirigenten takkede for valget og konstaterede at generalforsamlingen er rettidigt indkaldt og dermed lovlig og beslutningsdygtig. Dirigenten foreslog, at punkt 5 (indkomne forslag) flyttes til punkt 8, da der er modtaget ét enkelt forslag, som af bestyrelsen betragtes som et mistillidsvotum og derfor bør drøftes under punkt 8 (valg til bestyrelsen). Dette accepterede forsamlingen.
Dirigenten foreslog at Punkt 2 +3 slås sammen, da dette er sammenfaldende. Forsamlingen accepterede dette. Dirigenten gav herefter ordet til Formanden Vibeke Christophersen for beretning.
2. Formandens beretning
Formanden takkede for ordet og forklarede at der er afholdt 4 bestyrelsesmøder i året. Til dette også en ekstraordinær generalforsamling den 14. oktober 2012. Ved denne var fremmødt 9 parceller og 3 fuldmagter. Vedtægtsændringen vedr. §8 blev ikke vedtaget.
Formanden har deltaget i sommerhusgrundejerforeningernes møde, som blev afholdt 11. august sidste år, hvor bl.a. blev informeret om udrulningen af planen for kloakering af sommerhusområderne. Samtidig blev der informeret om, at rute 21 bliver åbnet fuldt for trafik igen den 22. september d.å.
Bestyrelsen har i samarbejde med Kell, Samsøvej 6, fået indhentet tre skriftlige tilbud vedr. båderampe/mole og vedligeholdelsen/genetableringen af samme, som blev besluttet ved sidste generalforsamling. Disse tre tilbud kom fra entreprenørerne Thomas Hansen, Carsten Rasmussen og Karsten Overgård. Bestyrelsen traf enstemmig beslutning om, at tilbuddet fra Karsten Overgård blev accepteret, da der i tilbuddet var taget højde for alle dele af genetableringen, og det var i bestyrelsens øjne det bedste tilbud. Arbejdet blev udført i juni måned. Arbejdet blev finansieret øre til øre ved opkrævning af kr.700 pr. parcel.
Bestyrelsen har haft besøg af Erik Sørensen, Sejerøvej 1 og Kim Pedersen, Hesseløvej 4 og fik en lang snak om bådmolen og bademolen, hvor den lille badebro er stillet op. De mener, at begge er ulovlige. Formanden har taget kontakt til kommunen, men da det er betonmoler, så hører det ikke under kommunen, men derimod kystdirektoratet. Men hvis de er defineret som bro/rampe og er etableret før 1975, så skal de ikke godkendes. Formanden har rettet henvendelse til Kystdirektoratet, og afventer pt. svar.
Arbejdsdagen den 4. maj forløb glimrende. Der fremmødte 10 parceller 15 personer i alt, som gjorde et stort stykke arbejde for fællesarealet og stranden brugbar.
Der er sidenhen sat skilte op med ”hund i snor” og ”færdsel på bro på eget ansvar”.
Vejene er blevet lavet, og der er kommet støvbinder på Sejerøvej og Læsøvej.
Foreningen har fået en henvendelse fra Formanden i Pilehaven om at indgå i et samarbejde (bl.a. omkring færgen og vejene), som bestyrelsen har takket ja til.
På generalforsamlingen sidste år blev der spurgt til om foreningen ikke skulle have en hjemmeside. Der er sat et arbejde i gang omkring dette.
Kommentarer/spørgsmål til Formandens beretning:
Erik Sørensen, Sejerøvej 1: Spørgsmål vedr. lovlighed vedr. badebro. Har haft kontakt til kommunen og har fået andet at vide, at denne ikke er lovlig.
Formanden: Der er åbenbart divergens vedr. oplysninger fra kommunen, men pt. ligger forespørgslen hos Kystdirektoratet. Der vil blive fulgt op.
Der var enighed om, at foreningens anlæg skal være lovlige.
Else Velin, Samsøvej 5: Det er et meget gammelt anlæg, så det bør falde ind under grænsen for anlæg før 1975.
Ilse Raaschou: Historien er, at de før 1975, så der bør ikke være nogen problemer, når der kun er tale om vedligeholdelse af eksisterende anlæg.
Walter Møller, Omøvej 4: Ramperne er opført i 1963-64.
Dirigent afsluttede drøftelserne ved at understrege, at der afventes svar vedr. lovliggørelse af de nævnte moler.
Formandens beretning blev enstemmigt godkendt.
4. Godkendelse af det reviderede regnskab:
Dirigenten gav ordet til Kasserer Hanne Meyer:
Kassereren gav forklaring af udgifter vedr. arbejdsdagen og generel forklaring af de øvrige poster, der er ikke de store ændringer i forhold til tidligere år.
Kommentarer/bemærkninger til regnskab:
Susanne, Sejerøvej 13: Der bør ikke være nogen betaling af at låne foreningens telt.
Kassereren: Teltet bliver opbevaret hos formanden, og der bør tales om, hvordan det organiseres at det evt. bliver lånt. Der er arbejde i forbindelse med udlån, så hvis det skal lånes ud, så bør der laves en aftale om hvordan dette organiseres, så formanden ikke skal sættes i arbejde hver gang. Samtidig er der slitage af teltet, som bør dækkes.
Afstemning om godkendelse af regnskabet for 2012-2013:
Regnskab godkendt enstemmigt.
6. Godkendelse af budget:
Kassereren: Da budgetåret løber fra 1. maj til 30.april er bådemolen med på budgettet. Vedr. indbetalinger for båderampen/molen: Der er 4 restancer, de 50.000 kr. er den samlede pris, det er finansieret øre til øre.
Der er en række beløb, der er indlagt under div. udgifter, derfor er der kommet yderligere penge til transport og telefon, som der har været gjort i tidligere år for at få udspecificeret dette. Dette tilskud går til Formand og Kasserer/Sekretær.
Kommenterer/bemærkninger til budget:
Kim Pedersen, Hesseløvej 3, og Erik Sørensen, Sejerøvej 1: Har indbetalt de kr. 700 til bådemolens genopbygning under protest, mener ikke at der er hjemmel til at træffe beslutning om udskrivning af ”ekstra” kontingent uden at det er blevet vedtaget på en generalforsamling.
Afstemning om godkendelse af budget for 2013-2014:
Mod: 6, For: 21
Budgettet er vedtaget.
7. Kontingent:
Forslag fra bestyrelsen vedr. beløb: 500 kr. dette kan dække de udgifter, som er budgetteret.
Lillian, Samsøvej 11: Kontingentet bør sættes højere op. Dette bør gøres, da det så også kan tages højde for evt. uforudsete udgifter jf. bådemolen, så kan man også have et loft over kontingentet.
Kaj, Samsøvej 2: Det er svært at sætte loft over en evt. udbedring af anlæg (veje, dræn, moler) koster. Men det giver god mening at sætte penge af til denne type udgifter.
Niklas, Sejerøvej 7: Bestyrelsen har i flere omgange drøftet denne problemstilling. Der er to veje at gå: Der kan argumenteres for at sætte kontingentet op, så der kan blive hensat øremærkede midler til forskellige vedligeholdelsesarbejder og eventuelle nyetableringer, disse midler vil i så fald spares op til de forskellige opgaver. På den anden side kan kontingentet holdes nede på et absolut lavt niveau, men så vil der uafviseligt komme engangsudgifter, når der komme vedligeholdelsesarbejder, som nu med bådemolen.
Kontingentet: Drøftelse af de 500 kr. i kontingent og om det skal sættes op. Der blev fremstillet forslag om en forhøjelse til kr. 600.
Afstemning om kontingentet skal sættes op fra de nuværende kr. 500 til kr. 600
For: 12 Mod: 13, 2 undlader at stemme.
Kontingentet blev derfor fastsat til 500 kr.
Under punktet blev det også drøftet, hvad der er tilladt for personer, der ikke har tilknytning til grundejerforeningen, specielt i forhold til anvendelse af veje og fællesanlæg. Der var forskellige opfattelser af disse personers rettigheder. Bestyrelsen følger op på denne problemstilling.
8. Valg af bestyrelse:
Dirigenten: Der er modtaget et indkommet forslag, hvor syv af foreningens medlemmer har rettet en stærk kritik af bestyrelsens håndtering af forløbet vedr. den nye bådemole og lovligheden af disse beslutninger. Dirigenten oplæste forslag til vedtagelse vedr. kritik. Bestyrelsen opfatter erklæringen som et mistillidsvotum, og derfor er det kommet med under dette punkt, da det vil betyde den samlede bestyrelses afgang, hvis erklæringen vedtages.
Forslagsstillere: Det største problem er, at der ikke har været en god procedure omkring sagen. Det burde være vendt på en ekstraordinær generalforsamling eller denne generalforsamling, hvad der skulle gøres.
Henry, Lyøvej 9: Der skal sørges for at foreningen anlæg og lignende er i orden. Det er bestyrelsens opgave og ansvar at sørge dette. Derfor er dette vedligeholdelsesarbejde fuldt lovligt og endda magtpåliggende for en bestyrelse at sørge for, at det bliver udbedret.
Kassereren: Der er et problem med pålæg af rykkergebyr, dette kan der være problemer med i forhold til hjemmel. Derfor vil dette blive trukket tilbage.
Afstemning om vedtagelse af erklæring/mistillidsvotum til bestyrelsen:
For: 6 stemmer Mod: 19 stemmer, 2 stemmer blankt.
Erklæringen ikke vedtaget.
Dirigent: Da Rasmus Kliver, Sejerøvej 12 har valgt at trække sig fra bestyrelsen går suppleant Louis Zwicky, Lyøvej 6 ind på denne plads, Louis vil herefter komme på valg næste år.
På valg:
Kasserer Hanne Meyer, Lyøvej 1 (modtager genvalg). Ingen modkandidater. Genvalgt
Ordinært bestyrelsesmedlem Niklas Gerde, Sejerøvej 7 (modtager genvalg). Ingen modkandidater. Genvalgt.
Valg af suppleant, der pt. er vakant. Bestyrelsen foreslår Torben Christensen, Sejerøvej 28 til suppleant. Torben modtager valg, ingen modkandidater, Torben valgt.
Revisor Flemming Vikkelsø, Læsøvej 1 (modtager genvalg), Ingen modkandidater. Genvalgt.
Bestyrelsen udgøres herefter af:
Formand: Vibeke Christophersen, Samsøvej 2
Kasserer: Hanne Meyer, Lyøvej 1
Bestyrelsesmedlem: Louis Zwicky, Lyøvej 6
Bestyrelsesmedlem: Linda Wulff, Omøvej 5
Bestyrelsesmedlem: Niklas Gerde, Sejerøvej 7
Suppleant: Torben Christensen, Sejerøvej 28
Revisor: Else Velin, Samsøvej 5.
Revisor: Flemming Vikkelsø, Læsøvej 1.
9. Eventuelt.
Der bør samles op efter hundelorte og cigaretskodder.
Inger, Tunøvej 8: Kan der stilles skilte op om, at vejen er privat? Dette kan der være et problem i.
Bestyrelsen vil følge op på problemstilling vedr. rettigheder for almenheden på foreningens veje og arealer.
Walter Heyn: Vigtigt at man medbringer værktøj til arbejdsdagen, så alle kan lave noget og der er en bedre fordeling af opgaverne.
Formanden takkede dirigenten og forsamlingen for god ro og orden samt orienterede om, at der som annonceret vil blive afholdt sommerfest i anledning af foreningens 50-års jubilæum efter program og planlægning af festudvalget.
Vigtige datoer i det kommende år:
Arbejdsdag: Lørdag den 3. maj 2014 kl. 10.00
Ordinær Generalforsamling: Lørdag den 2. august 2014 kl. 12.00
Referatet er godkendt af:
Vibeke Christophersen, Formand
Niklas Gerde, Referent
Eilif Hector, dirigent