Ordinær Generalforsamling i Grundejerforeningen ”Vestergaard” Lørdag den 4. august 2012 kl. 12.00-14.30 på Fællesarealet mod stranden.
Dagsorden:
1. Valg af dirigent
2. Bestyrelsens forhandlingsprotokol
3. Formandens beretning
4. Godkendelse af det reviderede regnskab
5. Indkomne forslag:
-Bestyrelsens forslag:
-Kontingent hæves til 600 kr., ved deltagelse på arbejdsdagen tilbagebetales 100 kr.
-Græsslåning af fælles areal
-Nedsættelse af et festudvalg til 50 års jubilæum
-Bådebro
-Forslag fra Dan Sørensen og Alice Giltoft vedtægtsændring af §8, samt forslag om kommunikation til medlemmerne og medlemsliste.
6. Godkendelse af budgettet for det kommende år
7. Fastsættelse af kontingent
8. Valg af bestyrelsesmedlemmer: På valg
9. Evt.
Formanden Vibeke Christophersen bød velkommen til 49. generalforsamling i Grundejerforeningen.
1. Valg af dirigent
Formanden foreslog Svend Erik Eskildsen, Læsøvej 2, som dirigent.
Eskildsen valgt til dirigent enstemmigt. Eskildsen takkede for valget og konstaterede, at der var indkaldt til Generalforsamlingen ifølge vedtægterne.
Dirigenten konstaterede, at der var 29 lodsejere tilstede, hvor Ilse Raaschou havde 1 ekstra stemme tilrådighed pga. ejerskab af 2 matrikler desuden var der givet 4 fuldmagter, så det samlede stemmeantal var 34.
Dirigenten konstaterede at vedr. punkt 5 er nogle konkrete forslag, som skal til afstemning og nogle forslag, der blot er til drøftelse.
Dirigenten gav herefter ordet til Formanden for beretning.
2. Formandens beretning
Formanden takkede for ordet og berettede at der var afholdt 6 bestyrelsesmøder i det forløbne år.
Det første møde blev afholdt 10. september, og dette blev brugt som et planlægningsmøde, hvor bestyrelsen fordelte opgaver imellem sig.
Der blev truffet beslutning om, at Sejerøvej fra starten til ”Svenssonsvinget” skulle laves og prioriteres, da vejen her er i dårlig stand.
Indbetalinger af kontingent skal gå direkte i banken. Grundejerne kan derfor betale via netbank eller gå i banken og indbetale pengene.
Arbejdsdagen den 28. april:
Der var 8 parceller repræsenteret i alt 15 personer.
Der blev lagt et stort stykke arbejde i at rydde på fællesarealet og langs Sejerøvej, affald blev kørt væk af 2 biler i pendulfart til containerpladsen lukkede. Det borde/bænkesæt, der stod på fællesarealet udfor nr. 21 blev kasseret, da det var rådnet. Et nyt sæt blev samlet og malet. General oprydning på fællesarealet og stranden. Vejskilte og vejspejle blev blev vasket og der blev klippet omkring dem.
Drænbrønde blev besigtiget, hvor de kunne findes. Der bør laves et stykke arbejde med disse og evt. få dem gennemspulet, dette vil kunne koste en del. Bestyrelsen vil se nærmere på dette i det kommende år.
Bestyrelsen havde forud for arbejdsdagen besluttet at Bådebroen var farlig og undermineret og den skulle fjernes. På arbejdsdagen var der lejet en maskine til at banke den armerede beton op, men desværre lykkedes dette ikke. Formanden har herefter kontaktet beredskabskorpset, kommunen og en lokal entreprenør, og der er ingen, der har kunnet hjælpe.
Efter bestyrelsesmødet den 5. maj meddelte bestyrelsesmedlem Alice Giltoft og suppleant Dan Sørensen, at de ønskede at trække sig fra bestyrelsen med øjeblikkelig virkning. Dette blev taget til efterretning og Linda Wulff indtrådte i bestyrelsen.
Efter at bestyrelsen havde fået at vide, at flere medlemmer var blevet smidt væk fra foreningens fælles arealer ned mod stranden besluttede bestyrelsen at sende et brev til medlemmerne/grundejerne i første række mod Sejerøbugten mod det fælles areal for at indskærpe at det er fælles arealer, som alle medlemmer af grundejerforeningen kan bruge.
Grundejerne fra nr. 17-27 og 28 sendte derefter et brev til bestyrelsen med kopi til Odsherred kommune og Naturstyrelsen om at der skal være tilladelse til at opstille borde og bænke.
Bestyrelsen modtager den 26. juni svar fra Odsherred kommune. Heri slås det fast, at det er grundejerforeningen, der er lodsejer og derfor bestemmer, hvor der opstilles borde og bænke.
Samtidig gøres det klart at til 5cp Yderby, Odden og de andre lodsejere langs Sejerøvej mod stranden, at der er offentlig adgang både på stranden og det bagvedliggende areal.
I forbindelse med vejene har vi i år brugt en ny entreprenør til vedligeholdelse af vejene. Alle veje har fået generel vedligeholdelse og der er kommet støvbinder på Sejerøvej og Læsøvej.
Herved afsluttede Formanden beretningen.
Kommentarer/spørgsmål til Formandens beretning:
Alice, Sejerøvej 5: Kommentar til, hvorfor hun har trukket sig fra Bestyrelsen i utide: Der har været uoverensstemmelser omkring bådebroen og det arbejde, der har været forsøgt lavet på arbejdsdagen. Mener ikke det var aftalen at forsøge at lave arbejde på denne, der skulle være rekvireret professionel hjælp. Samtidig er bådebroen registreret hos kommunen, så derfor kan man ikke blot fjerne den.
Vil gerne lave et stykke arbejde, men skal kunne stå inde for det.
Walter, Sejerøvej 24: Bådebroen: Hvad skal der ske? Det er meget problematisk at denne står i den stand, den gør, mener det er meget alvorligt. Foreningens forsikringer dækker ikke, hvis der sker ulykker.
Lilian Samsøvej 11: Bestyrelsen gør det de kan. Derfor må alle medlemmer forsøge at hjælpe med at finde løsninger, da vi ikke umiddelbart har de økonomiske midler til at løse udfordringerne.
Torben, Sejerøvej 28:
Brevet som er sendt fra lodsejere langs stranden, er ikke underskrevet af dem. Mener fællesarealerne selvfølgelig skal benyttes af alle. Der bør dog laves aftaler om hvordan arealerne skal bruges.
Dan, Sejerøvej 5: Der er problemer med at arealerne ikke kan bruges af alle, oplevede at blive smidt væk fra borde/bænkesæt udfor Sejerøvej 21, dette er helt uacceptabelt, da det er alle medlemmer, som kan anvende arealerne.
Heino, Sejerøvej 21: Brevet fra Lodsejere ved stranden til kommunen var noget, der skulle klarlægge, hvordan arealerne kan bruges og hvilke aftaler, der foreligger.
Formanden: Der har været borde/bænke så længe, der har været personer i foreningen. Det er nu klarlagt at det er bestyrelsen der kan fastsætte, hvor disse skal stå.
Formandens beretning blev enstemmigt godkendt.
4. Godkendese af det reviderede regnskab:
Kassereren, Hanne Meyer, fremlagde det reviderede regnskab. Der har været et mindre underskud på driften, hvilket også har været tilfældet de seneste år.
En lodsejer er i restance, ellers har alle betalt kontingent. Det oplyses at den pågældende lodsejer er i tvangsauktion, så denne ikke pt. er en del af Grundejerforeningen.
Ændring af nogle poster vedr. betaling til bestyrelsen er bortfaldet, for disse midler er der indkøbt ekstra borde/bænkesæt.
Underskud på drift, men det har der været i en række år. Derfor er der også lagt op til kontingentforhøjelse, så der vil opstå balance.
Louis, Lyøvej 6: Henstilling til at budgettet fra sidste år bliver sendt med ud, så man kan have et overblik over de forskellige poster.
Udløb/ramper skal rettes til, det bør være udspecificeret præcis om der er anvendt midler på badebro, bådebro eller drænudløb.
Else Velin, Samsøvej 5: Savner at det fremgår af regnskabet, at der er givet penge til kørsel tidligere, dette bør være med for at understrege at pengene er anvendt til noget andet.
Inger, Tunøvej nr. 8: Vigtigt at alle ved indbetalinger påfører enten navn/ og eller vejnavn og nummer på sommerhuset, så er det væsentligt nemmere at registrere.
Vikkelsø, Læsøvej 1: Savner også navne på indbetalinger, dette var meget tidskrævende, da Vikkelsø var kasserer.
Gert, Sejerøvej 15: Regnskabet bør splittes op på de forskellige elementer på fællesarealet, så det er mere gennemskueligt, hvad der anvendes penge på.
Helge, Hesseløvej 6: Hvor figurerer de udgifter, som Formanden og Kassereren har frasagt sig – hvad er de brugt på, dette bør præciseres.
Afstemning om godkendelse af regnskabet:
Regnskab godkendt enstemmigt.
5. Forslag:
5.1 Kontingent forhøjelse:
Hanne, kasserer: Der er ikke penge på driften til at få tingene til at hænge sammen, derfor er det nødvendigt, at der skal ske en forhøjelse af kontingentet. Det er samtidig 11 år siden kontingentet steg sidste gang og det er ikke muligt at holde det i ro fortsat. Derfor foreslås det at kontingentet skal stige til 600 kr.
Af disse er det tiltænkt at der tilbagebetales 100 kr. lodsejere, der deltager i arbejdsdagen, hvor foreningen spares for en del udgifter, som det ellers var nødvendigt at købe eksternt.
Else Velin, Samsø 5: Problemer med at være gammel og hjælpe til, men kontingentet bør fastsættes til det niveau, så der er de penge, der er nødvendige for at budgettet hænger sammen.
Lene, Sejerøvej 26: Kontingentforhøjelsen er ikke nødvendig, man bør hellere se på de udgifter der er, og så vurdere om det er nødvendigt med stigning.
Claus, Sejerøvej 11: Hvorfor sættes niveauet ikke til 500 kr.? Det vil være besværligt at administrere tilbagebetaling af midler til de daltagende på arbejdsdagen.
Ilse, Sejerøvej 5: Det er ikke nødvendigt at lave en masse ved vejene, der er gjort for meget. De bør ikke laves, hvis det ikke er nødvendigt.
Alice, Sejerøvej 5: Det er fint, at vi betaler os fra de ting, der skal laves. På denne måde er det alle der kommer til at blive belastet lige meget. Ellers er det de samme, der laver noget hver gang og det er ikke rimeligt, vi er alle heroppe i vores sommerhuse for at slappe af og hygge os.
Torben, Sejerøvej 28: Synes det er Ok med forhøjelsen til 600 kr. med tilbagebetaling ved deltagelse på arbejdsdag. Mener dog, at man blot bør forhøje kontingentet til 600 kr. og så ikke tilbagebetale noget. Så kan de der vil deltage i arbejdsdagen blot gøre dette, og så må man betale sig fra det, som er nødvendigt.
Louis, Lyøvej 6: For at kunne vurdere om en forhøjelse er rimelig, bør vi snakke om udgifter først og derefter indtægter – altså kontingentniveauet, det giver ikke mening at gøre det modsat.
Herefter sendte dirigenten forslaget til afstemning:
Forslaget blev nedstemt.
5.2 Forslag vedr. græsslåning af fælles arealer
Forslaget blev betragtet som bortfaldet, da der ikke er økonomiske forudsætninger for at anvende midler på dette.
5.3 Forslag om nedsættelse af festudvalg til at planlægge Grundejerforeningens 50 års Jubilæum næste år:
Formanden: Er der stemning for at afholde noget specielt, og er der nogle ikke-bestyrelsesmedlemmer, der har interesse i at arrangere dette?
Afstemning: Der er flertal for at der bør laves noget i forbindelse med jubilæet.
Dan, Sejerøvej 5: Der bør indbetales noget ekstra til denne begivenhed, så der er lidt at rutte med.
Formanden: Skal der nedsættes et festudvalg, og er der en eller flere personer, der vil melde sig til dette stykke arbejde?
Anny, Omøvej 2: 40-års jubilæum var godt med bestilling af smørrebrød fra Havnebyen, så blev der gjort lidt ekstra ved begivenheden.
Til festudvalget blev valgt:
Johnny Moos, Samsøvej 3, Ilse, Samsøvej 6,8, Lilian Samsøvej 11.
Disse personer arrangerer og koordinerer løbende med bestyrelsen.
5.4 Bådebroen
Formanden: Der er problemer – som nævnt under beretningen – med hvad der skal gøres ved bådebroen. Formanden og bestyrelsen har afsøgt alle de muligheder der umiddelbart sås, og der er pt. ikke noget der kan gøres, uden det bliver dyrt for foreningen. Derfor appelleres der til generalforsamlingen om der er nogle idéer om, hvad der evt. kan eller skal stilles op.
Ilse, Samsøvej 6: Kell Samsøvej 6 vil gerne gøre en indsats i forbindelse med denne sag. Han vil gerne afdække mulighederne for at evt. genetablere bådebroen og finde på mulige løsninger hertil.
Rasmus, Sejerøvej 12: Der er problemer med økonomien til dette, det er ret sikkert at det vil blive bekosteligt, og økonomien for foreningen er ikke til, at der bliver brugt en masse midler til at gøre noget.
Else Velin, Samsøvej 5: Der foreligger en beslutning om, at der skal være en bådebro, så den kan ikke bare fjernes, så skal der træffes beslutning om dette.
Claus, Sejerøvej 11: Godt med bådebro. Den skal bare laves og genetableres.
Lene, Sejerøvej 26: God løsning med at Kell forsøger at se på sagerne, så må vi i foreningen tage den derfra alt efter, hvad Kell kommer frem til.
Ilse, Samsøvej 6: Det er gjort før, og det kan laves gratis, eller med lave omkostninger, da det evt. kun er materialerne, der skal indkøbes.
Det besluttes at Kell, Samsøvej 6 kører sagen på foreningens og bestyrelsens vegne og afdækker muligheder. Der meldes løbende tilbage til bestyrelsen (Formanden) om progression i sagen.
5.5 Vedtægtsændring vedr. paragraf 8, samt forslag om kommunikation og medlemslister:
5.5.1: Dirigenten: Der er lige præcis ikke nok parceller tilstede til at kunne foretage vedtægtsændringer, da 50 % af parcellerne skal være repræsenterede. Dette antal er 35 og der er 34 parceller repræsenterede.
Der kan indkaldes til ekstraordinær generalforsamling, hvor ændringen kan genfremsættes.
Det indstilles fra Alice Giltoft til Bestyrelsen, at der indkaldes til ekstraordinær generalforsamling.
Ændringer vedr. punktet sendes ud til den ekstraordinære generalforsamling.
Dirigenten kom med et par ændringsforslag til ændringen, disse accepteredes af Alice og Dan og disse bliver derfor inkorporeret i forslaget. De ændringer der skal være sendes ud til parcellerne.
5.5.2. Kommunikation til medlemmerne:
Punktet vedtaget med 29 stemmer.
5.5.3. Alle medlemmer bør have en liste over andre medlemmer, som sendes ud 1 gang årligt:
Forslaget er nedstemt. Dog kan bestyrelsen sende ud, hvis denne mener, dette er en god ide. Dog er det ikke nogen fast procedure.
6. Godkendelse af budget:
Hanne, kasserer: Der er store problemer med at økonomien ikke hænger sammen, derfor er budgettet lavet under forudsætning af, at kontingentforhøjelsen til 600 kr. blev vedtaget, dette gik jo ikke igennem og derfor vil bestyrelsen foreslå under punkt 7 at der kommer til at ske en forhøjelse. Der har som tidligere beskrevet været driftsunderskud i de tidligere år, og det er vigtigt, at foreningen har en vis likviditet, hvis der kommer store udgifter.
Vikkelsø, Læsøvej 1: Der har generelt været styr på økonomien, men der har været bygget op ekstra kapital op i forbindelse med den ekstraordinære opkrævning, der fandt sted i 2007. Dette var for at lave bådebroer og udløb.
Dan, Sejerøvej 5: Der er problemer med budgettet, vi er nødt til at fastsætte et kontingent, som dækker over de faktiske udgifter. Vi kan ikke have et budget, der opererer med underskud, foreningen har ikke midler til dette.
Walter, Sejerøvej 24: Der bør opkræves et større beløb for vedligeholdelse af vejene fra de øvrige grundejerforeninger, da disse bruger dem meget.
Vikkelsø, Læsøvej 1: Der er målt op vedr. hvor meget der betales, så de betaler præcis det, de skal (den præcise procentdel).
Louis, Lyøvej 6: Det bør gøres klart, hvad der bruges separat på udløb, badebro og bådebro og ellers generelt på fællesarealet.
Else Velin, Samsøvej 5: Budgettet burde kunne hænge sammen med en kontingentforhøjelse til 500 kr.
Alice, Sejerøvej 5: Der bør sættes penge af på budgettet til drænet, da der er problemer med dette. Det skal spules mindst hvert 3. år og gerne hvert år. Vigtigt at disse udgifter, der ikke kommer hvert år bliver inddraget i budgettet, så vi får sat de nødvendige penge af til det.
Hanne, kasserer: Der arbejdes med at få nedsat pris for vejene, der har været nogle aftaler, som der ikke har været helt klarhed om, men der forhandles pt.
Louis, Lyøvej 6: Enig med Alice omkring, at der bør sættes penge af til de forskellige udgifter, der kommer forskudt henover årene, så der bliver opbygget noget kapital, som kan dække disse udgifter.
Dirigent: Foreslår at punkt 7 vedr. kontingentfastsættelse kommer før afstemning om budgettet, da dette jo afspejler det egentlige budget, som der skal stemmes om.
Bestyrelsen foreslår af kontingentet fastsættes til 500 kr., dette forslag blev enstemmigt vedtaget.
Fortsatte drøftelser af Punkt 6:
Der blev stillet spørgsmål om, hvorfor foreningen skal indkøbe et nyt partytelt, da det ser ud til at fungerefornuftigt nok efter hensigten.
Hanne, kasserer: Bestyrelsen har ment at teltet er ved at være godt slidt og at der evt. skulle indkøbes et nyt i forbindelse med jubilæet næste år.
Der blev stillet spørgsmål til hvor meget bestyrelsen kan disponere over og rekvirere i forbindelse med diverse indkøb, som ikke først skal drøftes på generalforsamlingen.
Vikkelsø, Læsøvej 1: Ifølge lovgivningen drejer det sig om en procent af den samlede grundskyld for alle matrikler i grundejerforeningen, som bestyrelsen kan disponere over; det er et stort beløb. Bestyrelsen kan præcisere dette om nødvendigt.
Budgettet til afstemning:
Vedtaget med 27 stemmer for.
8. valg af bestyrelse:
Dirigenten: Der er pga. ændringer i bestyrelsen tale om at Formanden er på valg, der skal vælges 2 bestyrelsesmedlemmer og 1 suppleant, og dertil en revisor.
Valg af Formand: Vibeke Christophersen, Samsøvej 2 er på valg og modtager genvalg:
Ingen modkandidater,
Vibeke valgt enstemmigt.
Valg af bestyrelsesmedlemmer: Rasmus Kliver, Sejerøvej 12 og Linda Wulff, Omøvej 5 ønsker genvalg.
Ingen modkandidater,
Rasmus og Linda valgt enstemmigt.
Valg af bestyrelsessuppleant: Louis Zwicky, Lyøvej 6, foreslået.
Valgt enstemmigt.
Valg ag revisor: Else Velin modtager genvalg:
Valgt enstemmigt.
Bestyrelsen udgøres herefter af:
Formand: Vibeke Christophersen, Samsøvej 2
Kasserer: Hanne Meyer, Lyøvej 1
Best. medl: Rasmus Kliver, Sejerøvej 12
Best. medl: Linda Wulff, Omøvej 5
Best. medl: Niklas Gerde, Sejerøvej 7
9. Eventuelt.
Vigtige datoer i det kommende år:
Arbejdsdag: Lørdag den 4. maj
Ordinær Generalforsamling: Lørdag den 3. august
Der henstilles til at samtlige grundejere at de sørger for klipning af grene og træer, der hælder ind over skel og ud over veje.
Hvis en parcel skifter ejer, eller en ejer skifter privatadresse, skal det ifølge vore vedtægter meddeles inden 2 uger til grundejerforeningens bestyrelse eller sekretær.
Kirsten, Samsøvej 10: Henstiller til at havemøbler plastic bliver taget op til efteråret, så de ikke skal stå nede på stranden og ”overvintre”.
Vejspejle blev pudset til arbejdsdagen, men man kunne ikke komme ordentligt til pga. plexiglasplade.
Det besluttes at denne tages af, da der ikke løber uvorne børn rundt og smadrer disse. Så bør de kunne fungere optimalt igen.
Walter, Sejerøvej 24: Bådebroen er stadig et stort problem, og vi bliver nødt til at gøre noget ved den. Det er utroligt vigtigt, så godt at Kell gør en indsats nu, men ellers må vi betale os fra at der sker noget.
Ilse, Samsøvej 6: Græsslåning på fællesarealerne er et stadigt problem. Det er et problem med arealerne hernede, som jo tilhører alle og kan benyttes. Lodsejerne langs stranden har ikke ret til at fælde, som de vil – dette kan medføre meget store bøder. Det er generalforsamlingen og bestyrelsen, de sætter retningslinjerne for dette til enhver tid.
Dirigenten: Der er desværre ikke mere tid til at drøfte disse elementer, og det må blive taget til efterretning i den nye bestyrelse, hvordan der skal arbejdes videre med dette.
Formanden: Takker for det store fremmøde og takker for dagens møde
Mødet blev hævet
Referatet er godkendt af:
Vibeke Christophersen, Formand
Niklas Gerde, Referent
Svend Erik Eskildsen, dirigent
