Referater fra tidligere generalforsamlinger

Generalforsamling i 2010

Sjællands Odde, 8. August 2010.
Referat af
Grundejerforeningen Vestergaards ordinære generalforsamling den 7. August 2010
.

I generalforsamlingen deltog 35 personer heraf var 22 parceller repræsenteret, og dermed var 22 stemmeberettiget. Der var fuldmagt til bestyrelsen fra 1 grundejer
Formanden Henry E. Jensen bød velkommen.
Derefter gik vi i gang med dagsordenen.

Formanden foreslog Preben Hammering til dirigent,
Preben Hammering blev valgt.
Preben Hammering takkede for valget og konstaterede, at den ordinære generalforsamling var lovligt indvarslet og dermed beslutningsdygtig:

 

Punkt 2 og 3 blev slået sammen til formandens beretning..

Bestyrelsesmøder. Bestyrelsen for Grundejerforeningen Vestergård har afholdt 2 bestyrelsesmøder i det forløbne år. Et planlægningsmøde blev afholdt den 29. august 2009, hvor bestyrelsen traf beslutninger om de aktiviteter og tiltag, der er gennemført i det forløbne år. Endelig afholdt bestyrelsen et møde den 31. juli 2010, hvor gennemførelsen af årets generalforsamling blev planlagt.

Arbejdsdag. Lørdag den 1. maj 2010 afholdtes en arbejdsdag, hvor der blev gennemført en række arbejdsopgaver på strandarealer. Til trods for øsende regnvejr blev der arbejdet ihærdigt og med godt humør et par timer med planlagte opgaver, hvorefter Lilly og Flemming Vikkelsø venligst lagde hus til den efterfølgende frokost. Det var trods begrænset fremmøde og dårligt vejr et vellykket arrangement, men flere opgaver måtte udskydes på grund af regnvejr.

Rydning på strandarealet. Strandarealet var sidste år temmelig ufremkommelig på grund af tilgroning med forskellig buskvegetation, hvorfor der blev foretaget en omfattende rydning.. På arbejdsdagen i år blev gennemført en supplerende rydning især på stien til badebroen og omkring borde og bænke. Rydning af gangstien langs stranden måtte udskydes, men er senere gennemført..

Oprydning på stranden. På arbejdsdagen blev foretaget en oprydning på stranden, herunder fjernelse af plastik, flasker og dåser. Endvidere blev fjernet en del strandingsgods samt gamle efterladte ubenyttede effekter.

 Borde og bænke. På arbejdsdagen måtte maling af borde og bænke udskydes på grund af regnvejr. En nyfremstillet bænk er opsat i umiddelbar nærhed af båderampen.

Hund i snor. I henhold til gældende lovgivning skal hunde føres i snor på strandbredder og andre kyststrækninger i perioden 1. april – 30. september. På strandområdet er derfor opsat et ”Hund i Snor” skilt. Dette er en henstilling om at føre hund i snor på grundejerforeningens strandområde. Det skal i øvrigt henstilles til alle, som fører hund på grundejerforeningens område, om at fjerne hundens eventuelle efterladenskaber.

 Båderampen. I sommerens løb er båderampen forlænget og repareret ved pålæg af beton på det øverste stykke. Arbejdet blev gennemført i to omgange, og desværre blev der i sidste omgang af arbejdet ved en misforståelse pålagt yderligere et lag beton på det yderste stykke af rampen. Rampens overgang mod vandet er ikke tilfredsstillende. Der bør derfor gennemføres en mere hensigtsmæssig afslutning af rampen mod vandet.

Badebroen. Sidste år blev fremstillet en trækonstruktion med trappe, som blev påskruet betonbroen, hvorved adgangsforholdene til vandet blev væsentligt forbedret. I år der pålagt træbroen og trappetrinene en skridsikker måtte. Herved er der skabt en let og sikker adgang til vandet.

Vejvedligeholdelse. I foråret blev som sædvanligt foretaget vejvedligeholdelse og pålægning af støvbinder. Sidste år blev foretaget vedligeholdelse af Sejerøvej, Samsøvej og alle sideveje til Sejerøvej. I år blev vedligeholdelsen derfor begrænset til Sejerøvej.

Fordeling af udgifter til vejvedligeholdelse. Der er den 5. juni 2010 indgået en aftale mellem Grundejerforeningen Pilehaven og Grundejerforeningen Vestergård vedrørende fordeling af udgifter for den fremtidige vedligeholdelse af fællesveje.

CVR nummer og Nem Konto. I henhold til gældende regler er Grundejerforeningen Vestergård registreret med et CVR-nummer ligesom foreningens bankkonto er registreret som Nem Konto.

Hærværk. Lørdag aften d.24. juli har der været foretaget hærværk på bænken på fællesarealet, og på krukken til affald, der havde været tændt bål i krukken, med det resultat, at der var sprunget en skjold af. Bænken er sat på plads og skaden på krukken er udbedret, så godt det hat været muligt, ligesom der er blevet ryddet op efter hærværket.Spørgsmål/ kommentarer til beretningen:

Der var en del debat omkring den utilfredsstillende udbedring af båderampen, bestyrelsen har en plan for løsning af problemet, så rampen vil være klar til brug til den næste sæson.

Kell Råschou spurgte efter Bestyrelsens planer for at åbne fællesarealet, så grundejerforeningens medlemmer kan se de bænke der er opstillet.

Beretningen blev derefter sat til afstemning og den blev enstemmigt godkendt.

Punkt 4. Kassereren fremlagde regnskabet, som blev godkendt.

Punkt 5. Indkomne forslag.
Der er ingen indkomne forslag

Punkt 6: Godkendelse af budget for det næste år.

Budgettet blev enstemmig vedtaget, og dermed er fastsættelsen af næste års kontingent også vedtaget

Punkt 7: Fastsættelse af næste års Kontingent
Kontingentet er uforandret 400 kr. pr parcel

Punkt 8: Valg af bestyrelse

Henry E. Jensen modtog genvalg

Ruth Hougaard ønskede ikke genvalg

Rasmus Kliver blev valgt som bestyrelsesmedlem

Niclas Gerdes blev valgt som ny Bestyrelsessuppleant

Aage velin, modtog genvalg som revisor

Bestyrelsen er som nedenstående:

Formand:                            Henry E. Jensen                  Lyøvej          9                    På valg i 2012
Kasserer/sekretær:              Flemming Vikkelsø            Læsøvej        1                    På valg i 2011
Bestyrelses medlem:           Ole Pedersen                      Sejerøvej       9                    På valg i 2012
Bestyrelses medlem:           Vibeke Christophersen       Samsøvej       2                    På valg i 2011

Bestyrelses medlem:           Rasmus Kliver                    Sejerøvej       12                  På valg i 2012
Bestyrelse suppleant:          Martin Møller                     Lyøvej           7                    På valg i 2011
Bestyrelse suppleant:          Niclas Gerdes                     Sejerøvej       7                    På valg i 2012
Revisorer                            Preben Hammering             Samsøvej       9                    På valg i 2011
Revisor                               Aage Velin                         Samsøvej       5                    På valg i 2012

Punkt 9. Eventuelt

Bodil Andersen foreslog at der blev sparet på vejvedligeholdelsen, med det formål, at nedsætte hastigheden på især Sejerøvej, hvor der bliver kørt med uforholdsmæssigt stor hastighed.

Samtidig bad hun bestyrelsen tage kontakt til kommunen, for at bede de kommunale brugere af vejene om at køre langsomt på sommerhus vejene.

Der blev udtrykt misbilligelse af, at der er ryddet buske på fællesarealet for at få havudsigt, det understreges, at rydning på fællesarealet kun kan ske med grundejerforeningens godkendelse.

Det henstilles til hundeejere, at de holder deres hunde inde på eget område og i snor når de luftes, samt at ejerne rydder op efter dem.

Det henstilles til grundejerne om at vise hensyn til naboerne ved anvendelse af støjende værktøjer. specielt i aften timerne og om eftermiddagen på søn og helligdage,

Der er bilister som kører uforholdsmæssigt stærkt på vore veje, især Beboere ud til Sejerøvej er berørt af dette, venligst gør jeres gæster opmærksomme på at det er sommerhusveje, hvor hastigheden ikke bør overstige 20 km/h

Det henstilles til samtlige grundejere at de sørger for klipning af grene og træer, der hælder ind over skel og ud over veje.

Generalforsamlingen sluttede efter 55 min og dirigenten afsluttede, hvorefter Henry takkede for god ro og orden.

Bestyrelse:

Formand:                            Henry E Jensen                   tlf: 4733 4588

Kasserer/sekretær:              Flemming Vikkelsø            tlf.: 5932 6777                   4345 2608

Best. medl.:                        Ole Pedersen                      tlf:   5932 6373                   3250 9990

Best. medl.                         Vibeke Christophersen

Best. medl.                         Rasmus Kilver

Hvis en parcel skifter ejer, eller en grundejer skifter privatadresse, skal det ifølge vore vedtægter meddeles inden 2 uger til grundejerforeningens bestyrelse eller sekretær.

Forslag til arbejdsdag næste år: Lørdag d. 14. maj 2011

Næste års generalforsamling afholdes lørdag d. 6. august 2010

Referatet er godkendt af:

 

Henry E. Jensen (formand)                                            Flemming Vikkelsø (referent)

Preben Hammering (dirigent)

Generalforsamling i 2011

Sjællands Odde, 7. August 2011.

Referat af
Grundejerforeningen Vestergaards ordinære generalforsamling den 6. August 2011.

I generalforsamlingen deltog 40 personer heraf var 29 parceller repræsenteret, og dermed var 29 stemmeberettiget.

Formanden Henry E. Jensen bød velkommen.
Derefter gik vi i gang med dagsordenen.
Formanden foreslog Svend Erik Eskildsen til dirigent,
Svend Erik Eskildsen blev valgt.

Svend Erik Eskildsen takkede for valget og konstaterede, at den ordinære generalforsamling var lovligt indvarslet og dermed beslutningsdygtig:

Punkt 2 og 3 blev slået sammen til formandens beretning.

Bestyrelsesmøder. Bestyrelsen for Grundejerforeningen Vestergård har afholdt 2 bestyrelsesmøder i det forløbne år. Et planlægningsmøde blev afholdt den 18. september 2010, hvor bestyrelsen traf beslutninger om de aktiviteter og tiltag, der er gennemført i det forløbne år. Endelig afholdt bestyrelsen et møde den 8. juli 2011, hvor gennemførelsen af årets generalforsamling blev planlagt.

Arbejdsdag. Lørdag den 30. april 2011 afholdtes en arbejdsdag, hvor der blev gennemført en række arbejdsopgaver på strandarealer. Tilslutningen til arbejdsdagen var begrænset, men de fremmødte arbejdede ihærdigt med de planlagte opgaver, hvorefter Vibeke og Kaj Christophersen venligst lagde hus til den efterfølgende frokost.

Rydning på strandarealet. Strandarealet bliver hurtigt ufremkommeligt, såfremt der ikke regelmæssigt foretages en rydning af buskvegetationen. På arbejdsdagen i år blev gennemført en rydning især på stien til badebroen og omkring borde og bænke.

Oprydning på stranden. På arbejdsdagen blev foretaget en oprydning på stranden, herunder fjernelse af plastik, flasker og dåser. Endvidere blev fjernet en del strandingsgods samt gamle efterladte ubenyttede effekter.

Borde og bænke. På arbejdsdagen blev foretaget maling af bord og bænke, herunder førstegangsmaling af den nyligt opsatte bænk nær bådrampen.

Hund i snor. I henhold til gældende lovgivning skal hunde føres i snor på strandbredder og andre kyststrækninger i perioden 1. april – 30. september. På strandområdet er derfor fortsat opsat et ”Hund i Snor” skilt. Dette er en henstilling om at føre hund i snor på grundejerforeningens strandområde. Det skal i øvrigt henstilles til alle, som fører hund på grundejerforeningens område, om at fjerne hundens eventuelle efterladenskaber.

Bådrampen. Sidste sommer blev bådrampen forlænget og repareret ved pålæg af beton på det øverste stykke. Arbejdet blev gennemført i to omgange, og desværre blev der i sidste omgang af arbejdet ved en misforståelse pålagt yderligere et lag beton på det yderste stykke af rampen. Rampens overgang mod vandet blev derfor ikke tilfredsstillende.

I år er der bygget en trærampe, der er fastboltet til betonkanten og som foruden holdes mod havbunden af 3 fastboltede betondæksler. Den således etablerede bådrampe har allerede været benyttet flere bådejere og den ser ud til at fungere tilfredsstillende.

Badebroen. Sidste år blev træbroen og trappetrinene påmonteret en skridsikker måtte, der imidlertid i vinterens løb blev flænset af bølger, der slår ind under broen. I år er derfor påmonteret en vandfast plade hvorpå den skridsikre måtte er påmonteret, hvilket skulle forhindre bølgerne i at slå op nedefra og flænse måtten.

Vejvedligeholdelse. I foråret blev som sædvanligt foretaget vejvedligeholdelse og pålægning af støvbinder. I år er vedligeholdelsen begrænset til Sejerøvej og Læsøvej. Efter megen regn opstod mange huller i den øverste del af Sejerøvej, hvorfor der i juli måned blev foretaget en supplerende vedligeholdelse ved påfyldning af grus.

Beplantning langs veje. Opmærksomheden henledes på, at beskæring af beplantning mod vej påhviler de tilstødende grundejere. Beplantningen skal beskære fra skel til skel, 4,20 meter over vejareal, idet rabatten er en del af vejarealet.

CVR nummer og Nem Konto. I henhold til gældende regler er Grundejerforeningen Vestergård registreret med et CVR-nummer ligesom foreningens bankkonto er registreret som Nem Konto.

Spørgsmål/ kommentarer til beretningen:

Dan Sørensen Sejerøvej 5. Vejene skal skrabes af, de bliver højere når der køres grus på.
Svar: Vejene bliver normalt skrabet, og det gamle grus benyttes igen, det er kun i år, at der kun er fyldt huller
Bodil Andersen Sejerøvej 14. Vedr. vedligeholdelse af fællesarealet mellem Sejerøvej og stranden, hen til ”Farmen”. Beplantningen breder sig nu så meget ind over vejen, at der skal ske en beskæring.

Anny Mortensen. Omøvej 2 30. april er for tidligt at holde Arbejdsdag

Walter Hayn, Sejerøvej 24. Efterlyser flere grundejere fra Vestergaard ved Vandværkets GF, Der er i sidste regnskabsår brugt 150.000,00 kr. til udbedring af lækager.
Walther tilbyder sin hjælp til tømning af vandvarmere m. m, ved sæson slut.

Henry E Jensen, Lyøvej 9. Kloakeringsarbejdet følger planen, vor grundejerforening er i 2. fase, dvs. 10 til 15 år før de når til os.

Anne Schibsbye, Sejerøvej 19. Spørgsmål vedr. beton dæksler.
De skal være skiftet inden næste tømning, man kan henvende sig til Vestervangen Byggemarked eller Overgård, de vil gerne påtage sig at udskifte og bortskaffe de gamle dæksler.
Beretningen blev derefter sat til afstemning og den blev godkendt.

Punkt 4. Kassereren fremlagde regnskabet, som blev godkendt.
Punkt 5. Indkomne forslag.
Der er kommet 3 forslag fra Dan Sørensen og Alice Giltoft.

Forlag 1: Ændringsforslag til vedtægterne:
”Foreningens ledelse varetages af en bestyrelse på 5 medlemmer, Bestyrelsen konstituerer sig selv efter generalforsamlingen med formand, kasserer, sekretær og 3 bestyrelsesmedlemmer.
Bestyrelsen vælges for 2 år, således at 2 bestyrelsesmedlemmer vælges i lige årstal, 3 bestyrelses medlemmer vælges i ulige årstal. Generalforsamlingen vælger 2 bestyrelsessuppleanter, der afgår skiftevis hvert andet år.
Genvalg kan finde sted
Protokollen over forhandlingerne føres af sekretæren og underskrives af denne og formanden.
Står stemmerne lige afgør formandens stemme sagen UDGÅR”

Dette forslag er et forslag til vedtægtsændring, og da der ikke var mødt 35 medlemmer(halvdelen af antal medlemmer) bortfalder forslaget iht. vore vedtægter

Forslag 2: Kommunikation til medlemmerne bør foregå pr mail for at spare omkostninger til porto m.v., – skal naturligvis sendes pr post til de som ikke har PC.

Forslag 3: Alle medlemmer BØR have en opdateret medlemsliste, så det er muligt at komme i forbindelse med hinanden i tilfælde af indbrud eller andet.

Forslag 2 og 3 blev sammen fattet til: Bestyrelsen indhenter mails adresser fra de medlemmer, der ønsker at modtage post fra Grundejerforeningen pr E-mail, der blev sendt en liste rundt efter generalforsamlingen, som man kunne skrive sig på, medlemmer, der ikke var til stede på generalforsamlingen, kan sende deres mail adresse til Kassereren

Punkt 6: Godkendelse af budget for det næste år.
Budgettet blev vedtaget, og dermed er fastsættelsen af næste års kontingent også vedtaget

Punkt 7: Fastsættelse af næste års Kontingent
Kontingentet er uforandret 400 kr. pr parcel

Punkt 8: Valg af bestyrelse
Henry E. Jensen går af som Formand af helbredsmæssige grunde,
Som ny formand blev Vibeke Christophersen, Samsøvej 2 valgt

Flemming Vikkelsø Ønskede ikke genvalg
Som ny kasserer/ sekretær blev Hanne Meyer Lyøvej 1 valgt
Niclas Gerde blev nyt bestyrelses medlem i stedet for Vibeke Christophersen
Alice Giltoft blev valgt som nyt bestyrelses medlem
Dan Sørensen blev valgt som ny bestyrelses suppleant
Linda Wullf blev valgt som ny bestyrelses suppleant
Ny revisor valgt for 1 år i stedet for Aage Velin blev Else velin valgt

Preben Hammering ønskede ikke genvalg, som ny revisor blev Flemming Vikkelsø valgt

Bestyrelsen er herefter som nedenstående:

Formand: Vibeke Christophersen Samsøvej 2 På valg i 2012
Kasserer/sekretær: Hanne Meyer Lyøvej 1 På valg i 2013
Bestyrelses medlem: Alice Giltoft Sejerøvej 9 På valg i 2012
Bestyrelses medlem: Niklas Gerde Sejerøvej 7 På valg i 2013
Bestyrelses medlem: Rasmus Kliver Sejerøvej 12 På valg i 2012
Bestyrelse suppleant: Dan Sørensen Sejerøvej 5 På valg i 2012
Bestyrelse suppleant: Linda Wullf Omøvej 7 På valg i 2013
Revisorer Flemming Vikkelsø Læsøvej 1 På valg i 2013
Revisor Else Velin Samsøvej 5 På valg i 2012

Punkt 9. Eventuelt
Der var lidt debat omkring arbejdsdagen, Der er medlemmer som på grund af Arbejde ikke har mulighed for at deltage i en fællesarbejdsdag, den kunne evt. ligge på en søndag.
Der er naturligvis forståelse for forskellige arbejdsmønstre
Det henstilles til hundeejere, at de holder deres hunde inde på eget område og i snor når de luftes, samt at ejerne rydder op efter dem

Det henstilles til grundejerne om at vise hensyn til naboerne ved anvendelse af støjende værktøjer. specielt i aften timerne og om eftermiddagen på søn og helligdage,

Der er bilister som kører uforholdsmæssigt stærkt på vore veje, især beboere ud til Sejerøvej er berørt af dette, venligst gør jeres gæster opmærksomme på at det er sommerhusveje, hvor hastigheden ikke bør overstige 20 km/h

Det henstilles til samtlige grundejere at de sørger for klipning af grene og træer, der hælder ind over skel og ud over veje.

Generalforsamlingen sluttede efter 95 min og dirigenten afsluttede, hvorefter Henry takkede dirigenten for god ro og orden samt god mødeledelse.

Bestyrelse:

Formand: Vibeke Christophersen
Kasserer/sekretær: Hanne Meyer
Best. medl.: Alice Giltoft
Best. medl. Rasmus Kliver
Best. medl. Niklas Gerde

Hvis en parcel skifter ejer, eller en grundejer skifter privatadresse, skal det ifølge vore vedtægter meddeles inden 2 uger til grundejerforeningens bestyrelse eller sekretær.

Næste års arbejdsdag afholdes lørdag 28. april 2012 kl. 10.00-13.00 på Fællesarealet.

Næste års generalforsamling afholdes lørdag d. 4. august 2012 kl. 12.00 på Fællesarealet

Referatet er godkendt af:

 

Henry E. Jensen Vibeke Christophersen
(Afgående formand) (Tiltrædende formand)
Flemming Vikkelsø
(referent)
Svend Erik Eskildsen
(dirigent)