Ordinær Generalforsamling i Grundejerforeningen ”Vestergaard” Lørdag den 1. august 2015 kl. 12.00-14.00 på Fællesarealet ved stranden. 

Dagsorden:

1. Valg af dirigent
2. Bestyrelsens forhandlingsprotokol
3. Formandens beretning
4. Godkendelse af det reviderede regnskab
5. Indkomne forslag
6. Godkendelse af budgettet for det kommende år
7. Fastsættelse af næste års kontingent
8. Valg af Bestyrelse
9. Evt.

Formand Kell Raaschou, Samsøvej 6, bød velkommen til 52. generalforsamling i Grundejerforeningen. 

1. Valg af dirigent

Formanden foreslog Eilif Hector, Lyøvej 1 til dirigent – enstemmigt godkendt.

Dirigenten takkede for valget og konstaterede at generalforsamlingen er rettidigt indkaldt og dermed lovlig og beslutningsdygtig.

Dirigenten konstaterede at der var 24 parceller repræsenteret, derved 24 stemmer.

Dirigenten foreslog Niklas Gerde, Sejerøvej 7, til referent.

Dirigenten foreslog at Punkt 2 +3 slås sammen, da dette er sammenfaldende. Forsamlingen accepterede dette. Dirigenten gav herefter ordet til Formanden for dennes beretning. 

2. Formandens beretning 

FÆLLESAREALET:

Som det kan ses, er fællesarealet ved at blive åbnet op og renoveret til gavn for samtlige grundejere. Benjamin Andersen fra “Hus og Have” kommer nogle gange om året og holder det ved lige, dette har indtil nu kostet kr. 5.000 plus moms. Det skal gøres mere attraktivt med hyggekroge + borde/ bænke, med udsigt til den smukke Sejerøbugt. Der er indkøbt og opsat et bord/ bænkesæt i juli måned. Vi modtager gerne gode forslag til indretning af vores fællesareal, så alle kan være med til at gøre det til et attraktivt område

FORSIKRING:

I 2002 tegnede grundejerforeningen en erhvervs ansvarsforsikring hos Købstædernes Alm. Brand Forsikring. Denne forsikring dækkede noget, der ikke var relevant for vores forening. Prisen for denne var kr. 2.450 om året. Formanden har derfor i samarbejde med medlem af grundejerforeningen Torben Christensen Sejerøvej 13 tegnet en ny ansvarsforsikring i Alm. Brand til kr. 463 om året, som passer til vores forening.

DRÆN:

I 1968 fik vi nedlagt dræn for kr. 70.000. Drænet blev etableret på strækningen fra stranden til Samsøvej 14 samt sidevejene Omøvej og Lyøvej. Fra Samsøvej 14 videre ad Tunøvej, derfra nedad Samsøvej til Læsøvej nr. 5 og 7. I indkørslen Samsøvej 11 blev Pilehavens dræn tilsluttet. Senere blev et dræn på 60 meter etableret fra brønden på Samsøvej 2 indover Læsøvej 5 og 3, og et dræn på 90 meter fra brønden på Lyøvej 10 til Sejerøvej 29. Bestyrelsen besluttede at hele drænet skal efterses, spules med mere. Formanden kontaktede derfor kloakmester Ejvind Overgård i Havnebyen for at lave en aftale med ham om:

1.At finde brøndene
2.Grave brønddækslerne fri
3.At hæve brønddækslerne
4.Efterse, spule og undersøge drænets tilstand.

1: Formanden og Ejvind O. fandt samtlige dæksler, ifølge tegninger fra 3 forskellige kort.
2.og 3.: Carsten O. og medhjælper gravede dækslerne fri og hævede 4 dæksler med 10 cm topringe.
4: Carsten O. aftalte med Alex slamsugning i Vig at de sammen, skulle undersøge spule, suge og rodfræse drænet.

Drænet er nu kortlagt på nær et sted. Drænets tilstand betegnes som god. Det anbefales samtidig at drænet spules hver 5 år. Arbejdet på drænet har indtil nu kostet kr. 31.884,50.

Drænet på Lyøvej og Omøvej skal undersøges nærmere for rødder i brønden, og fra brønden på Sejerøvej/Tunøvej løber et dræn der skal undersøges, som ikke er påtegnet vores kort. Prisen på dette arbejde bliver ca. kr. 8.000. Dette arbejde vil blive udført i efteråret. Der er desuden indkøbt værktøj for kr. 529, så vi selv kan løfte dæksler, for at se om drænet fungerer.

VEJENE:

Tre kvadratmeter stabilgrus blev indkøbt og fordelt i tre bunker på Sejerøvej, så foreningens medlemmer kan reparere hullerne i vejen, når disse opstår.

Erik Leschly Sørensen, Sejerøvej 1 har – ifølge aftale – hele vinteren repareret Sejerøvej ved udkørslen til Oddenvej for 2 flasker vin.

Sidst i maj måned reparerede Christian fra Kastanjelys Læsøvej og Sejerøvej uden at udlægge mere grus.   Pris for dette: kr. 1.200 plus moms.

I starten af juni fik Sejerøvej og Læsøvej påført calcium klorid, også kaldt støvbinder, af Torben Nielsen, Nyrup for kr. 6.825.

Med hensyn til fordeling af udgifterne til vores grusveje med Grundejerforeningen Skolemarken samt Grundejerforeningen Pilehaven kontaktede Fromanden tidligere kasser/sekretær Flemming Vikkelsø, Læsøvej 1. Han oplyste at fordelingsnøglen er yderst retfærdig og faktisk i vores favør.

VEDTÆGTERNE:

Med hensyn til ændring af vedtægterne på sidste generalforsamling var der ikke mødt minimum 50 % af samtlige grundejere op, så de fremsatte ændringsforslag kunne gennemføres. Derfor foreslog den nuværende Formand, at der i år skulle holdes en ekstraordinær generalforsamling før den ordinære i år.

I mellemtiden er Formanden kommet i kontakt med Torben Christensen, Sejerøvej 13, som til daglig har med foreningsvedtægter at gøre. Han foreslog at vi sammen forenklede og moderniserede foreningens vedtægter. På grund af sygdom m.m. lykkedes dette arbejde ikke at blive færdiggjort. Formanden håber, at arbejdet med vedtægterne ved fælles hjælp bliver færdige, så de kan komme til afstemning ved næste års generalforsamling.

Kommentarer/bemærkninger til beretningen:

Vedr. Fællesarealet: Der er fortsat drøftelser og forskellige holdninger til, hvordan arealet skal se ud og ”indrettes” så det kommer alle medlemmer af foreningen til gode. Der skal dog være en balance mellem hvor meget vegetation der er på området og hvor meget, der skal ryddes. Der er hensynet til erosion samt rekreative hensyn som skal vægtes. Det er dog i alle tilfælde Bestyrelsen/generalforsamlingen, der afgør, hvordan det forvaltes.

Vedr. dræn: Der var stor tilfredshed med at der er sket en afklaring af drænets beliggenhed, stand og vedligehold af dette. Formanden har lavet gennemgang på baggrund af kort fra 1968, hvor drænet er lavet. Da Pilehaven er tilsluttet drænet er der lavet aftale med dem om, at de skal betale 50 procent af vedligeholdelse. Der blev spurgt ind til om der laves bakterieprøver af vandet ved udløbet, så det sikres, at der ikke er forurening i dette vand. Formanden bemærkede, at der tidligere er blevet lavet dette. Bestyrelsen vil gå videre med dette og undersøge muligheder for at få lavet en vandkvalitetsundersøgelse.

Formandens beretning enstemmigt godkendt.

 

4. Godkendelse af det reviderede regnskab:

Dirigenten gav ordet kasserer Hanne Meyer, Lyøvej 1, for fremlæggelse af det reviderede regnskab:

Kassereren bemærkede at der ikke var yderligere kommentarer til regnskabet udover, at regnskabet afsluttes/opgøres pr. 1. maj og at der derfor ikke er medtaget de poster, som Formanden har anført i den medsendte beretning. Disse hører rettelig til det budget, som kommer til at gælde for i år. Regnskabsåret løber desværre forskudt ift. generalforsamling samt hvornår de fleste udgifter falder (sommeren). Der er to restancer på kontingent for året, samt en parcel mangler stadig at betale for udgiften til bådebroen.

Louis Zwicky, Lyøvej 6, Forklarede at Bestyrelsen arbejder på at få rettet datoer til i forhold til at gøre det tydeligere og mere overskueligt og der er sammenhæng mellem budget/regnskab i forhold til generalforsamlingen. Det er vedtægtsmæssige ændringer, der skal til.

Regnskabet enstemmigt godkendt.

 5. Indkomne forslag: 

Der er af Formanden modtaget to indkomne forslag fra hhv. Lyøvej 3+5 samt Sejerøvej 9.

Formanden konstaterede at der udtrykkes forskellige holdninger i det første forslag. Bl.a. gives der udtryk for at der er fældet for meget på fællesarealet og der er for lidt læ. Samtidig er der for mange borde/bænke. Dog udtrykkes der glæde over baderampen. Samtidig påpeges det at der fortsat er problemer med båderampen. Formanden konstaterede at der ikke er konkrete forslag til de første dele af det fremsendte, men der stilles til forslag, at der skal lægges to betonplader yderligere på, så bådene kan komme ordentligt ud i vandet.

Forslaget fra Sejerøvej 9 udtrykker præcis det samme som det konkrete i det første forslag – nemlig at der udlægges 2 betonplader ekstra ved båderampen.

Der var en række drøftelser omkring forslaget – fordele og ulemper. Formanden har undersøgt omkostningerne til dette arbejde, og det vil beløbe sig til omkring kr. 10.000 excl. Moms.

Der er medlemmer, der mener, at der ikke bør bruges flere penge på bådrampen end der allerede er blevet brugt. Samtidig advares der om, at det kan give erodering andre steder, hvis der etableres mere ud i vandet.

Forslaget blev sat til afstemning: Forslaget blev vedtaget med 13 stemmer for, 8 stemmer i mod og 3 blanke.  

Bestyrelsen arbejder videre med forslaget og estimatet på omkostningerne ligger i lejet kr. 10.000 excl. Moms.

6. Godkendelse af budget: 

Formanden gennemgik budgettet for indeværende år. Der er i budgettet allerede indregnet den omkostning, som forslaget omkring båderampen indebærer.

Der blev af flere medlemmer påpeget, at de udgifter, som har ligget i perioden 1. maj til 30. juli også burde fremgå i budgettet for at der er overensstemmelse med, hvordan det samlede regnskabsår kommer til at se ud. Dette er taget til efterretning af bestyrelsen og vil komme til at fremgå fremadrettet, så der er klarhed over foreningens samlede forretning.

Budgettet blev enstemmigt godkendt

 7. Fastsættelse af kontingent: 

Bestyrelsen foreslår et uændret kontingent for næste år, dvs. 700 kr.

Forslaget enstemmigt vedtaget, dvs. kontingent næste år: kr. 700.

 8. Valg af bestyrelse: 

På valg: 

Valg af kasserer: Hanne Meyer: modtager ikke genvalg.

Bestyrelsen foreslår Piet Strømsted, Samsøvej 5, til kasserer: Enstemmigt valgt

Valg af ordinært bestyrelsesmedlem: Kim, Hesseløvej 3: Modtager genvalg: Enstemmigt valgt

Valg af suppleant: Gitte, Sejerøvej 1: Enstemmigt valgt

Valg af revisor: Flemming Vikkelsø, Læsøvej 1, modtager genvalg: Enstemmigt valgt

Bestyrelsen udgøres herefter af:

Formand: Kell Raaschou, Samsøvej 6 (på valg 2016)

Kasserer: Piet Strømsted, Samsøvej 5 (på valg 2017)

Bestyrelsesmedlem: Louis Zwicky, Lyøvej 6 (på valg 2016)

Bestyrelsesmedlem: Kim, Hesseløvej 3 (på valg 2017)

Bestyrelsesmedlem: Torben Christensen, Sejerøvej 28 (på valg 2016) 

Suppleant: Lilian, Samsøvej 11 (på valg 2016)

Suppleant: Gitte, Sejerøvej 1 (på valg 2017)

Revisor: Niklas Gerde, Sejerøvej 7 (på valg 2016)

Revisor: Flemming Vikkelsø, Læsøvej 1 (på valg 2017) 

9. Eventuelt. 

Bestyrelsen vil i det kommende år undersøge muligheden for at etablere en ny badebro, eventuelle forslag vil blive drøftet på næste generalforsamling.

Der opfordres til at bruge foreningens hjemmeside, hvor adressen er: https://www.grundejerforeningenvestergaard.dk/

Walter Heyn, Sejerøvej 24 og Kaj, Samsøvej 2 gav et fyldigt referat fra generalforsamling i vandværket og forklarede om de udfordringer, der er, og de investeringer, som der er blevet foretaget. Der opfordres til at deltage i denne generalforsamling.

Formanden takkede for god ro og orden.

 

Referatet er godkendt af:

                                      

                                        Kell Raaschou, Formand        

 

Eilif Hector, dirigent                                              Niklas Gerde, referent

                                                                                                     

Underskrevet Pdf- version

Ordinær Generalforsamling i Grundejerforeningen ”Vestergaard” Lørdag den 2. august 2014 kl. 12.00-13.45 på Fællesarealet ved stranden.

 

Dagsorden:

1. Valg af dirigent
2. Bestyrelsens forhandlingsprotokol
3. Formandens beretning
4. Godkendelse af det reviderede regnskab
5. Indkomne forslag:
6. Godkendelse af budgettet for det kommende år
7. Fastsættelse af kontingent
8. Valg af bestyrelsesmedlemmer
9. Evt.

 

Formand Vibeke Christophersen bød velkommen til 51. generalforsamling i Grundejerforeningen.

Der var 15 parceller repræsenteret, 1 ved fuldmagt.  I alt 16 stemmer. 

1. Valg af dirigent

Formanden foreslog Eilif Hector, Lyøvej 1 til dirigent – enstemmigt godkendt.

Dirigenten takkede for valget og konstaterede at generalforsamlingen er rettidigt indkaldt og dermed lovlig og beslutningsdygtig.

Dirigenten foreslog at Punkt 2 +3 slås sammen, da dette er sammenfaldende. Forsamlingen accepterede dette. Dirigenten gav herefter ordet til Formanden Vibeke Christophersen for beretning. 

2. Formandens beretning 

Formanden startede med at sige tak til festudvalget som havde gjort et stort stykke arbejde til vores 50 års jubilæum sidste år. Samtidig bød hun velkommen til de nye sommerhusejere, der er kommet til i årets løb.

Der har været afholdt 4 bestyrelsesmøder i året, der er gået.

Foreningen har fået en digital mailbox, som der er krav om fra myndighedernes side. Samtidig har foreningen også fået lavet vores egen hjemmeside, hvor der kan kommunikeres mellem medlemmer, samt lægges informationer om stort og småt ud. Det er Eilif Hector der har stået for dette arbejde og udviklet siden, det er et meget flot stykke arbejde.

Bestyrelsen har i årets løb også arbejdet med vedtægter, de er ikke helt ”up to date”. Det er et meget stort stykke arbejde, og det tager lang tid.

Der er også været nogle problemer med at et par grundejer stadig ikke har indbetalt til bådmolen, som blev sat i stand sidste år, og det har været nødvendigt at rette henvendelse til en advokat. Sagen er ikke afsluttet endnu, men kommer desværre til at koste foreningen en sum penge.  Der er også fortsat problemer med at grundejer ikke får indbetalt kontingent til tiden, det tager også en masse tid og er et stort besvær. Formanden appellerer til at alle får betalt udeståender hurtigst muligt og overholder betalingsfrister.

Så har vi jo haft besøg af stormene Alan og Bodil, de to store storme/orkaner i efteråret. Der har vi været så heldige at Bodil Andersen har været her og sammen med sin makker har ryddet vejene så alle har kunnet komme igennem. En stor tak til Bodil for det store arbejde.

Formanden har gerne ville i kontakt med alle de grundejer, der var blevet hård ramt, men der har gennemgående været det problem, at der er mange af grundejere, der ikke har opgivet telefonnr. eller e-mail adresse, så det har været svært at komme i kontakt med udsatte ejere.

Nogen har skiftet adresse, dette skal meldes til foreningen, så der er styr på alle medlemmer.

Vi afholdt den årlige arbejdsdag på stranden i maj, hvor 11 matrikler mødte op, så vi var 16 personer i alt. Bådvraget og andet gods, der var kommet sammen med Alan og Bodil blev kørt væk og der blev klippet og revet, så vi kan komme ned til vandet.

Efterfølgende er der desværre en bil, der har påkørt et af vores bord/bænkesæt. Vedkommen har ikke givet sig til kende, så desværre er det ødelagt.

Vi har også fået lavet vores veje og fået støvbinder på.

Kommentarer/spørgsmål til Formandens beretning:

Dan, Sejerøvej 5: Der var ikke givet tilladelse til at lave den ændring, som blev lavet på bådmolen, derfor har han modsat sig at betale regningen vedr. dette arbejde.

Formanden: Sagen er blevet behandlet sidste år på Generalforsamlingen, og det er ikke en kommentar til beretningen men derimod til, hvad der foregik sidste år og processen omkring dette, derfor har Formanden ikke noget at sige til kommentaren.

Ikke yderligere kommentarer til beretningen.

Beretningen blev enstemmigt vedtaget.

4. Godkendelse af det reviderede regnskab:

Dirigenten gav ordet til Kasserer Hanne Meyer:

Kassereren gav forklaring af udgifter vedr. arbejdsdagen og generel forklaring af de øvrige poster, der er ikke de store ændringer i forhold til tidligere år. Der har jo været den store renovering af bådmolen og dette kan selvfølgelig ses i regnskabet, men det er blevet finansieret fuldt dækkende, så det har ikke påvirket det øvrige regnskab og bundlinjen her.

Kommentarer/bemærkninger til regnskab:

Kell, Samsøvej 6: Skal de personer der ikke betaler ikke sendes til inkasso? Det skal ikke kunne betale sig at lade være med at betales.

Kassereren: Det er allerede gjort og der er jo advokat på, så der er forsøgt at gøre det, der er muligt. Dog er det problematisk, at vedtægterne er en smule uklare, men det er uden tvivl, at vedligeholdelse som det gjorte er fuldt ”lovligt”. Det er meget usolidarisk og meget problematisk, at der er personer, der ikke vil betale til de fælles udgifter.

Dan, Sejerøvej 5: Mener det bør være de personer, som har ødelagt bådmolen i første omgang, der skal betale, derfor vil han ikke betale.

Walter Heyn, Sejerøvej 24: Mener der er noget der skal korrigeres/laves nye aftaler om: De øvrige grundejerforeninger skal/bør betale mere til vejene – de bør betale noget ekstra.

Walter vil have afstemning om at pålægge bestyrelsen at tage aftalen op til forhandling igen med Pilehaven og Skolemarken:

For forslaget: 6 Imod: 4, 6 stemte blankt. Dvs. der skal rettes henvendelse til de øvrige grundejerforeninger med henblik på at genforhandle aftalen.

Afstemning om godkendelse af regnskabet for 2013-2014:

Regnskab godkendt enstemmigt. 

5. Fremsendte forslag: 

Bestyrelsen havde stillet forslag til vedtægtsændringer, som ville præcisere og opdatere en lang række paragrafer. Disse blev ikke sendt til afstemning, da der ikke var mødt minimum 50 % af samtlige parceller op, dette er en forudsætning for at der kan stemmes vedtægtsændringer igennem.

Det vil være op til den nye Bestyrelse at vurdere, om der skal indkaldes til ekstraordinær Generalforsamling, evt. umiddelbart før den ordinære Generalforsamling.

6. Godkendelse af budget: 

Der er foretaget korrigering af de tilskud, som formand og kasserer modtager, ellers er posterne fremskrevet på baggrund af tidligere sidste år.

Kommenterer/bemærkninger til budget:

Kaj, Samsøvej 2: Der bør være et beløb sat af til den person, der skal vedligeholde hjemmesiden og være webmaster, der er en hel del arbejde forbundet med dette.

Linda, Omøvej 5: Der bør være taget stilling til beløb her på Generalforsamlingen. Det foreslås at niveauet kommer til at ligge på 1400 kr. pr. år til Webmaster-opgaven.

Dette beløb blev enstemmigt vedtaget.

Afstemning om godkendelse af budget for 2014-2015:

Budgettet er vedtaget enstemmigt 

7. Fastsættelse af kontingent: 

Kell Raaschou, Samsøvej 2: Foreslog at kontingentet stiger til 700 kr. fra det nuværende niveau på 500 kr. Argumenterede med, at der bør være en buffer, så der er et råderum, hvis der skulle ske noget uventet, som kan koste foreningen.

Dan, Sejerøvej 5: Der er balance i regnskaber, derfor bør kontingentet ikke stige, men fastholdes.

Kim, Hesseløvej 3: Er der så sat penge til side til dræn o.lign, det ville være godt. Ellers giver det ikke mening.

Kell: Drænet skal der også betales til, der vil komme udgifter – dette er ikke budgetlagt i det nuværende budget.

Det blev drøftet hvilke udgifter til vedligehold af dræn samt andre udgifter, der kan tænkes at kunne komme indenfor en relativt kort tidshorisont.

Dirigenten satte det mest vidtgående forslag til afstemning, hvilket var en forhøjelse til 700 kr.:

12 stemte for og 4 imod, kontingentet for 2014-2015 sættes til 700 kr.  

8. Valg af bestyrelse: 

På valg: 

Ordinært bestyrelsesmedlem Niklas Gerde, Sejerøvej 7 trækker sig og Torben C., Sejerøvej 28 træder ind på Niklas post.

Valg af Formand: Kell Raaschou, Samsøvej 6 stiller op: Enstemmigt valgt

Valg af ordinært bestyrelsesmedlem: Louis Zwicky, Lyøvej 6: Enstemmigt valgt.

Valg af ordinært bestyrelsesmedlem: Kim, Hesseløvej 3: Enstemmigt valgt.

Valg af suppleant: Lilian Jensen, Samsøvej 11: Enstemmigt valgt.

Valg af revisor: Niklas Gerde, Sejerøvej 7: Enstemmigt valgt.

Bestyrelsen udgøres herefter af:

Formand: Kell Raaschou, Samsøvej 6

Kasserer: Hanne Meyer, Lyøvej 1

Bestyrelsesmedlem: Louis Zwicky, Lyøvej 6

Bestyrelsesmedlem: Kim, Hesseløvej 3

Bestyrelsesmedlem: Torben Christensen, Sejerøvej 28 

Suppleant: Lilian Jensen, Samsøvej 11

Revisor: Niklas Gerde, Sejerøvej 7

Revisor: Flemming Vikkelsø, Læsøvej 1. 

9. Eventuelt. 

Kell: Der skal skrives inde i de både, der ligger på stranden, hvilken adresse de tilhører.

Kell: Teltet skal ikke ind på formandens matrikel. Torben opbevarer Buskrydder og Anny opbevarer telt.

De kan anvende elementerne som de lyster.

Walter Heyn: Det er for dårligt at man ikke deltager i generalforsamlingen i vandværket.

Bodil: Tak til den afgående formand og de øvrige bestyrelsesmedlemmer.

Vibeke takkede for god ro og orden. 

Referatet er godkendt af: 

Vibeke Christophersen, afgående Formand

Kell Raaschou, tiltrædende Formand  

Eilif Hector, dirigent

Niklas Gerde, referent

Grundejerforeningen  Vestergård befinder sig i Odsherred Kommune og dækker området mellem Oddenvejen og Sejerøbugten i Yderby Lyng på Sjællands Odde. Foreningens interne vejnet udgøres af den centrale Sejerøvej og, fra nord til syd, de mindre veje Hesseløvej, Læsøvej, Samsøvej, Tunøvej, Omøvej og Lyøvej, der
sikrer forbindelsen mellem de 69 matrikler og det fælles strandareal ved Sejerøbugten.

Se kort over Grundejerforeningen Vestergård på Google Maps