Generalforsamling 2015

Ordinær Generalforsamling i Grundejerforeningen ”Vestergaard” Lørdag den 1. august 2015 kl. 12.00-14.00 på Fællesarealet ved stranden. 

Dagsorden:

  1. Valg af dirigent
  2. Bestyrelsens forhandlingsprotokol
  3. Formandens beretning
  4. Godkendelse af det reviderede regnskab
  5. Indkomne forslag
  6. Godkendelse af budgettet for det kommende år
  7. Fastsættelse af næste års kontingent
  8. Valg af Bestyrelse
  9. Evt.

Formand Kell Raaschou, Samsøvej 6, bød velkommen til 52. generalforsamling i Grundejerforeningen. 

  1. Valg af dirigent

Formanden foreslog Eilif Hector, Lyøvej 1 til dirigent – enstemmigt godkendt.

Dirigenten takkede for valget og konstaterede at generalforsamlingen er rettidigt indkaldt og dermed lovlig og beslutningsdygtig.

Dirigenten konstaterede at der var 24 parceller repræsenteret, derved 24 stemmer.

Dirigenten foreslog Niklas Gerde, Sejerøvej 7, til referent.

Dirigenten foreslog at Punkt 2 +3 slås sammen, da dette er sammenfaldende. Forsamlingen accepterede dette. Dirigenten gav herefter ordet til Formanden for dennes beretning. 

  1. Formandens beretning 

FÆLLESAREALET:

Som det kan ses, er fællesarealet ved at blive åbnet op og renoveret til gavn for samtlige grundejere. Benjamin Andersen fra “Hus og Have” kommer nogle gange om året og holder det ved lige, dette har indtil nu kostet kr. 5.000 plus moms. Det skal gøres mere attraktivt med hyggekroge + borde/ bænke, med udsigt til den smukke Sejerøbugt. Der er indkøbt og opsat et bord/ bænkesæt i juli måned. Vi modtager gerne gode forslag til indretning af vores fællesareal, så alle kan være med til at gøre det til et attraktivt område

FORSIKRING:

I 2002 tegnede grundejerforeningen en erhvervs ansvarsforsikring hos Købstædernes Alm. Brand Forsikring. Denne forsikring dækkede noget, der ikke var relevant for vores forening. Prisen for denne var kr. 2.450 om året. Formanden har derfor i samarbejde med medlem af grundejerforeningen Torben Christensen Sejerøvej 13 tegnet en ny ansvarsforsikring i Alm. Brand til kr. 463 om året, som passer til vores forening.

DRÆN:

I 1968 fik vi nedlagt dræn for kr. 70.000. Drænet blev etableret på strækningen fra stranden til Samsøvej 14 samt sidevejene Omøvej og Lyøvej. Fra Samsøvej 14 videre ad Tunøvej, derfra nedad Samsøvej til Læsøvej nr. 5 og 7. I indkørslen Samsøvej 11 blev Pilehavens dræn tilsluttet. Senere blev et dræn på 60 meter etableret fra brønden på Samsøvej 2 indover Læsøvej 5 og 3, og et dræn på 90 meter fra brønden på Lyøvej 10 til Sejerøvej 29. Bestyrelsen besluttede at hele drænet skal efterses, spules med mere. Formanden kontaktede derfor kloakmester Ejvind Overgård i Havnebyen for at lave en aftale med ham om:

1.At finde brøndene
2.Grave brønddækslerne fri
3.At hæve brønddækslerne
4.Efterse, spule og undersøge drænets tilstand.

1: Formanden og Ejvind O. fandt samtlige dæksler, ifølge tegninger fra 3 forskellige kort.
2.og 3.: Carsten O. og medhjælper gravede dækslerne fri og hævede 4 dæksler med 10 cm topringe.
4: Carsten O. aftalte med Alex slamsugning i Vig at de sammen, skulle undersøge spule, suge og rodfræse drænet.

Drænet er nu kortlagt på nær et sted. Drænets tilstand betegnes som god. Det anbefales samtidig at drænet spules hver 5 år. Arbejdet på drænet har indtil nu kostet kr. 31.884,50.

Drænet på Lyøvej og Omøvej skal undersøges nærmere for rødder i brønden, og fra brønden på Sejerøvej/Tunøvej løber et dræn der skal undersøges, som ikke er påtegnet vores kort. Prisen på dette arbejde bliver ca. kr. 8.000. Dette arbejde vil blive udført i efteråret. Der er desuden indkøbt værktøj for kr. 529, så vi selv kan løfte dæksler, for at se om drænet fungerer.

VEJENE:

Tre kvadratmeter stabilgrus blev indkøbt og fordelt i tre bunker på Sejerøvej, så foreningens medlemmer kan reparere hullerne i vejen, når disse opstår.

Erik Leschly Sørensen, Sejerøvej 1 har – ifølge aftale – hele vinteren repareret Sejerøvej ved udkørslen til Oddenvej for 2 flasker vin.

Sidst i maj måned reparerede Christian fra Kastanjelys Læsøvej og Sejerøvej uden at udlægge mere grus.   Pris for dette: kr. 1.200 plus moms.

I starten af juni fik Sejerøvej og Læsøvej påført calcium klorid, også kaldt støvbinder, af Torben Nielsen, Nyrup for kr. 6.825.

Med hensyn til fordeling af udgifterne til vores grusveje med Grundejerforeningen Skolemarken samt Grundejerforeningen Pilehaven kontaktede Fromanden tidligere kasser/sekretær Flemming Vikkelsø, Læsøvej 1. Han oplyste at fordelingsnøglen er yderst retfærdig og faktisk i vores favør.

VEDTÆGTERNE:

Med hensyn til ændring af vedtægterne på sidste generalforsamling var der ikke mødt minimum 50 % af samtlige grundejere op, så de fremsatte ændringsforslag kunne gennemføres. Derfor foreslog den nuværende Formand, at der i år skulle holdes en ekstraordinær generalforsamling før den ordinære i år.

I mellemtiden er Formanden kommet i kontakt med Torben Christensen, Sejerøvej 13, som til daglig har med foreningsvedtægter at gøre. Han foreslog at vi sammen forenklede og moderniserede foreningens vedtægter. På grund af sygdom m.m. lykkedes dette arbejde ikke at blive færdiggjort. Formanden håber, at arbejdet med vedtægterne ved fælles hjælp bliver færdige, så de kan komme til afstemning ved næste års generalforsamling.

Kommentarer/bemærkninger til beretningen:

Vedr. Fællesarealet: Der er fortsat drøftelser og forskellige holdninger til, hvordan arealet skal se ud og ”indrettes” så det kommer alle medlemmer af foreningen til gode. Der skal dog være en balance mellem hvor meget vegetation der er på området og hvor meget, der skal ryddes. Der er hensynet til erosion samt rekreative hensyn som skal vægtes. Det er dog i alle tilfælde Bestyrelsen/generalforsamlingen, der afgør, hvordan det forvaltes.

Vedr. dræn: Der var stor tilfredshed med at der er sket en afklaring af drænets beliggenhed, stand og vedligehold af dette. Formanden har lavet gennemgang på baggrund af kort fra 1968, hvor drænet er lavet. Da Pilehaven er tilsluttet drænet er der lavet aftale med dem om, at de skal betale 50 procent af vedligeholdelse. Der blev spurgt ind til om der laves bakterieprøver af vandet ved udløbet, så det sikres, at der ikke er forurening i dette vand. Formanden bemærkede, at der tidligere er blevet lavet dette. Bestyrelsen vil gå videre med dette og undersøge muligheder for at få lavet en vandkvalitetsundersøgelse.

Formandens beretning enstemmigt godkendt.

 

4. Godkendelse af det reviderede regnskab:

Dirigenten gav ordet kasserer Hanne Meyer, Lyøvej 1, for fremlæggelse af det reviderede regnskab:

Kassereren bemærkede at der ikke var yderligere kommentarer til regnskabet udover, at regnskabet afsluttes/opgøres pr. 1. maj og at der derfor ikke er medtaget de poster, som Formanden har anført i den medsendte beretning. Disse hører rettelig til det budget, som kommer til at gælde for i år. Regnskabsåret løber desværre forskudt ift. generalforsamling samt hvornår de fleste udgifter falder (sommeren). Der er to restancer på kontingent for året, samt en parcel mangler stadig at betale for udgiften til bådebroen.

Louis Zwicky, Lyøvej 6, Forklarede at Bestyrelsen arbejder på at få rettet datoer til i forhold til at gøre det tydeligere og mere overskueligt og der er sammenhæng mellem budget/regnskab i forhold til generalforsamlingen. Det er vedtægtsmæssige ændringer, der skal til.

Regnskabet enstemmigt godkendt.

 5. Indkomne forslag: 

Der er af Formanden modtaget to indkomne forslag fra hhv. Lyøvej 3+5 samt Sejerøvej 9.

Formanden konstaterede at der udtrykkes forskellige holdninger i det første forslag. Bl.a. gives der udtryk for at der er fældet for meget på fællesarealet og der er for lidt læ. Samtidig er der for mange borde/bænke. Dog udtrykkes der glæde over baderampen. Samtidig påpeges det at der fortsat er problemer med båderampen. Formanden konstaterede at der ikke er konkrete forslag til de første dele af det fremsendte, men der stilles til forslag, at der skal lægges to betonplader yderligere på, så bådene kan komme ordentligt ud i vandet.

Forslaget fra Sejerøvej 9 udtrykker præcis det samme som det konkrete i det første forslag – nemlig at der udlægges 2 betonplader ekstra ved båderampen.

Der var en række drøftelser omkring forslaget – fordele og ulemper. Formanden har undersøgt omkostningerne til dette arbejde, og det vil beløbe sig til omkring kr. 10.000 excl. Moms.

Der er medlemmer, der mener, at der ikke bør bruges flere penge på bådrampen end der allerede er blevet brugt. Samtidig advares der om, at det kan give erodering andre steder, hvis der etableres mere ud i vandet.

Forslaget blev sat til afstemning: Forslaget blev vedtaget med 13 stemmer for, 8 stemmer i mod og 3 blanke.  

Bestyrelsen arbejder videre med forslaget og estimatet på omkostningerne ligger i lejet kr. 10.000 excl. Moms.

6. Godkendelse af budget: 

Formanden gennemgik budgettet for indeværende år. Der er i budgettet allerede indregnet den omkostning, som forslaget omkring båderampen indebærer.

Der blev af flere medlemmer påpeget, at de udgifter, som har ligget i perioden 1. maj til 30. juli også burde fremgå i budgettet for at der er overensstemmelse med, hvordan det samlede regnskabsår kommer til at se ud. Dette er taget til efterretning af bestyrelsen og vil komme til at fremgå fremadrettet, så der er klarhed over foreningens samlede forretning.

Budgettet blev enstemmigt godkendt

 7. Fastsættelse af kontingent: 

Bestyrelsen foreslår et uændret kontingent for næste år, dvs. 700 kr.

Forslaget enstemmigt vedtaget, dvs. kontingent næste år: kr. 700.

 8. Valg af bestyrelse: 

På valg: 

Valg af kasserer: Hanne Meyer: modtager ikke genvalg.

Bestyrelsen foreslår Piet Strømsted, Samsøvej 5, til kasserer: Enstemmigt valgt

Valg af ordinært bestyrelsesmedlem: Kim, Hesseløvej 3: Modtager genvalg: Enstemmigt valgt

Valg af suppleant: Gitte, Sejerøvej 1: Enstemmigt valgt

Valg af revisor: Flemming Vikkelsø, Læsøvej 1, modtager genvalg: Enstemmigt valgt

Bestyrelsen udgøres herefter af:

Formand: Kell Raaschou, Samsøvej 6 (på valg 2016)

Kasserer: Piet Strømsted, Samsøvej 5 (på valg 2017)

Bestyrelsesmedlem: Louis Zwicky, Lyøvej 6 (på valg 2016)

Bestyrelsesmedlem: Kim, Hesseløvej 3 (på valg 2017)

Bestyrelsesmedlem: Torben Christensen, Sejerøvej 28 (på valg 2016) 

Suppleant: Lilian, Samsøvej 11 (på valg 2016)

Suppleant: Gitte, Sejerøvej 1 (på valg 2017)

Revisor: Niklas Gerde, Sejerøvej 7 (på valg 2016)

Revisor: Flemming Vikkelsø, Læsøvej 1 (på valg 2017) 

9. Eventuelt. 

Bestyrelsen vil i det kommende år undersøge muligheden for at etablere en ny badebro, eventuelle forslag vil blive drøftet på næste generalforsamling.

Der opfordres til at bruge foreningens hjemmeside, hvor adressen er: http://www.grundejerforeningenvestergaard.dk/

Walter Heyn, Sejerøvej 24 og Kaj, Samsøvej 2 gav et fyldigt referat fra generalforsamling i vandværket og forklarede om de udfordringer, der er, og de investeringer, som der er blevet foretaget. Der opfordres til at deltage i denne generalforsamling.

Formanden takkede for god ro og orden.

 

Referatet er godkendt af:

                                      

                                        Kell Raaschou, Formand        

 

Eilif Hector, dirigent                                              Niklas Gerde, referent

                                                                                                     

Underskrevet Pdf- version